广东洛克律师事务所 胡卉莹

谈到企业的证据管理，法务小王认为就是档案管理，只要把合同、票据、函件等保管好企业就不会出现很大的法律风险，然而，在企业涉诉时，往往会出现原保管的证据用不上，关键证据提供不了或无效，导致企业败诉的情形。那企业在日常的证据管理中，应该注意什么呢？

一、应注意证据的管理和留存。

笔者认为，企业的证据管理应当贯穿于企业经营管理始终，只要与可能发生法律风险相关的材料都应当进行保管和留存。以建设施工合同的证据管理为例，要注意收集并保存在合同履行过程中的各项目会议记录和有关工程的来往信件、函件等；各种施工进度表、施工备忘录等要有合同各方代表签名确认并保存；对于工程现场照片需有专人管理，并将照片按工程进度整理编排；对于合同的增减内容签证（如材料增、减明细单，工程量变更单等），需经合同各方当事人签名/盖章确认；在合同履行过程中的手机短信、微信往来信息等，要注意截图保存，还要提醒手机持有人要保管好手机，对于关键证据，有必要通过公证手机短信、微信的方式保全。

二、应重点保管关键证据。

如施工方向法院主张发包方迟延支付工程款的，则施工方应注意保管并提供的关键证据有：工程签证、结算资料、催款函件及对方已签收的凭证等证据。
在买卖合同纠纷中，则应收集与付款条件相关的证据，如欠款金额是验收款和质保金的，那保管的关键证据就是验收证明文件。

三、证据保管应由专人负责，并尽量保存原件。

企业人员流动是常态，建议企业指定专人负责收集相关证据资料，若专门负责人离职的，须办理资料交接手续后方可离职。资料必须存放到企业指定的资料保管室，并尽量保留证据原件。条件允许的，建议保留带有公章或重要人员签章的文件资料原件即原始纸质载体，而不能仅仅保留相关照片或复印件。同时，企业对自己盖章签发的文件资料，应当一律留存原件一份存档。

以上是笔者对小王在企业日常证据管理的一些建议，同时建议企业如有条件聘请专职法律顾问参与企业管理，以更好地让企业在将来发生诉讼或者争议谈判中，以关键证据避免不必要的损失。