广东洛克律师事务所   胡卉莹

通过上期的介绍，小王初步了解了公司的印章种类，但在日常的用章流程中，小王发现，公司员工在用章时，经常会出现违规用章、外带印章等情况：如公司在印章刻制后没有下发正式启用文件，没有明确印章使用范围和使用时间；员工在使用印章时未经严格审批，印章管理人对使用印章材料不严格审查，更有甚者在空白纸张上用印；印章管理人让印章离开自已的视线或因自己没时间而让他人代为盖章；在没有监管人的情况下印章管理人允许他人携带印章外出……

小王希望规范印章管理，增强印章管理人的管理水平以及法律风险意识，防范业务开展过程中的潜在风险，那么在公司印章的管理中，需要采取什么措施以更好地防范风险呢？针对小王的疑问，笔者整理了以下要点，供小王参考适用：

一、建立日常印章保管制度：

（一）公司印章采取分级保管的制度，各类印章由专人依职权需要领取并保管。

（二）印章必须由专门印章管理人妥善保管，不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。

（三）公章应妥善保管，防止损毁、遗失和被盗。

二、明确印章管理人责任：

（一）印章管理人必须妥善保管印章，不得遗失，如遗失，必须及时向公司报告。

（二）必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经规定的程序，不得擅自使用。

（三）检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，如不符则不予盖章。

三、建立印章风险防范制度：

（一）加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理知识和法律风险防范意识。

（二）印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件，未经启用的印章不能使用。

（四）建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表。申请使用印章的必须按印章管理规定履行审批程序，经有权部门和领导批准。用章人员对用章文件要认真审查，审核与申请用章内容、用章次数是否一致，然后才能在相关文件上用章。用章时必须由印章管理人员亲自盖章，不能让他人代为盖章，同时不能让印章离开印章管理人员的视线。

（五）印章管理人员必须加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。