广东洛克律师事务所  胡卉莹

上期介绍了法务小王所在的公司因受新冠疫情的影响而停工停产，致合同约定的订单不能如期发货，将面临因逾期发货而承担违约责任的风险，小王意识到可以书面通知的形式，及时告知对方拟延期发货的情形。但应以何种形式发文呢？是以通知的形式呢？还是函件的形式呢？企业的常用文书有哪些？具体是怎样区分的呢？下面，笔者分别对企业对内、对外的文书种类进行简单介绍：

一、企业内部

1. 通知：适用于在企业内部要求下级或全公司人员办理或周知的事项，同时，发布企业内部规章制度、工作安排、会议/活动安排、企业内部人员任免等事项时，适用“通知”。

2. 通报：适用于将具有教育意义、警戒意义的工作情况、好坏典型事件等，告知企业及关联企业、下属企业等相关人员。

3. 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

以上三项，俗称“三通”均可以在企业的公告栏展示。

4. 报告：适用于向企业内部，下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级提问等情况。

5. 请示：适用于下级向上级请求指示、批准等，通常是经请求批准后，下级才能进行下一步行动，同时，建议请示内容仅针对一个事项，即一事一批。

6. 申请：适用于个人向企业领导、企业向政府部门/组织，因某种需要提出的书面请求。

二、企业外部

1. 函：主要适用于平级企业之间、不相隶属企业之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属企业间相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项等。

函可以分为公函和便函两种，公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上企业名称、成文时间并加盖公章即可。

从内容和用途上，函还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，催办函等。

2. 会议纪要：当企业间就某次会议达成决议时，建议形成书面的记录，并由所有与会者签名定稿，通常要在一定范围内传达或传阅，并要求有关企业、参会人员贯彻执行。

综上所述，笔者认为，小王可通过企业间的联系函的形式告知对方迟延发货的事宜，并希望得到对方的支持和谅解，请求对方函复。